Pour garder votre entreprise sur la bonne voie pour la productivité, vous devez avoir un contrôle maximal sur chaque activité. Par conséquent, vous devez vérifier toutes vos notes de frais à temps et suivre l'évolution de vos performances quotidiennes.
En réalité, la gestion des notes de frais consiste bien plus à effectuer des vérifications en temps opportun. Alors comment faire pour y arriver sans crainte? Nous vous donnons dans la suite de cet article, un certain nombre de conseils pour vous aider sur ce sujet.
Définir une véritable politique de dépenses
Pour optimiser la gestion des notes de frais, vous devez au préalable mettre en place une politique de dépenses claire et précise. En effet, une application de gestion des notes de frais nécessite d'étudier toutes les dépenses courantes de l'entreprise, ce qui vous permettra de définir et d'ajuster votre stratégie dans le temps.
Pour ce faire, vous pouvez vous concentrer sur les problèmes que vous rencontrez liés à un afflux important de documents ou à des pertes récurrentes de notes de frais. Vous pouvez alors à partir de là, décider des limites en fonction des différentes dépenses qui sont faites au sein de l'entreprise. Vous pouvez également définir des délais précis pour fournir les pièces justificatives. Pour cela, n'oubliez pas de lister les informations qui sont obligatoires. Rappelons ici que ces informations doivent être renseignées en fonction de la nature de vos dépenses.
Choisissez le bon mode de paiement
Établir une bonne politique de dépenses implique de choisir le mode de remboursement adapté et de bien définir les délais. Par conséquent, deux options sont possibles.
Remboursement des dépenses réelles ou forfaitaires
Quant au remboursement des dépenses réelles, vos salariés doivent fournir les justificatifs exigés par l'entreprise afin d'être remboursés intégralement des sommes engagées. Toutefois, pour le remboursement forfaitaire de frais, rappelons qu'il s'agit d'un montant à la charge d'un salarié, qui devient ainsi responsable de ses frais professionnels. Dans ce cas, ce dernier n'aura plus à fournir de pièces justificatives supplémentaires.
Numérisez les notes de frais et automatisez le suivi des dépenses
Le recours à la dématérialisation est une solution qui facilite non seulement la transmission, mais aussi le traitement des notes de frais. En plus de tout cela, il permet d'optimiser, entre autres : la lisibilité, la traçabilité, tout en garantissant une bonne conservation des documents.
Utiliser un outil approprié
Pour la dématérialisation des notes de frais et l'automatisation du suivi des dépenses, plusieurs outils en ligne peuvent vous aider. Pour trouver un outil de gestion de vos comptes, il vous suffit de télécharger une application dédiée sur votre téléphone mobile ou votre ordinateur.
Si vous choisissez cette option, tous vos employés peuvent prendre des photos de leurs reçus et les enregistrer dans l'application. L'outil offre une analyse intelligente et une comptabilisation des scores en un clic. Il faut donc reconnaître que cette technologie est une fonctionnalité qui profite à la fois aux équipes de direction et aux employés. Le traitement des notes de frais au fur et à mesure permettra une meilleure organisation au sein de votre structure.
Offrez à vos collaborateurs un moyen de paiement adapté
Si vous simplifiez le processus de gestion des notes de frais, ce sera plus facile pour eux. Cela évitera à vos employés d'avoir à avancer des dépenses. Pour cela, vous pouvez choisir de leur fournir un moyen de paiement adapté à la réalité de votre box.
Cela permet de proposer par exemple une carte de paiement fiable. Ils pourront alors effectuer les dépenses directement depuis le compte de l'entreprise. Vous pouvez également appliquer à cette carte, les plafonds qui sont définis pour votre politique de dépenses et ce, compte tenu des types de frais qui y sont engagés.
Prenez l'habitude de consulter régulièrement vos notes de frais
En optant pour un suivi régulier, vous vous assurez du bon fonctionnement de votre entreprise. Par conséquent, vous pouvez choisir de vérifier toutes les notes de frais par exemple. De cette façon, vous pourriez :
· Prioriser ceux à revoir ;
· Évaluer les rapports de dépenses pour les montants inhabituels ;
· Identifiez les doublons ou ceux faits pendant le week-end.
Simplifiez le processus d'approbation
Pour gagner du temps dans le traitement de vos notes de frais, vous devez vous assurer de ne pas passer les deux niveaux de validation. Assurez-vous d'obtenir l'approbation du supérieur hiérarchique de l'employé et confirmez que les dépenses coïncident avec les différentes missions qui lui ont été confiées. Privilégiez également la validation d'un comptable, pour vérifier à tout moment que les dépenses respectent bien la politique de dépenses de votre entreprise.
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez toujours compter sur des outils de gestion des notes de frais. Celles-ci vous permettront de mettre en place un workflow de validation plus rapide, qui consiste à envoyer en temps réel des demandes de notes de frais au responsable de caisse et à désigner qui sera chargé de les valider ou de les rejeter.
Générez des rapports essentiels pour l'analyse des flux de dépenses
Enfin, nous vous recommandons de surveiller périodiquement le flux des dépenses. Cette approche vous permettra de garder une vision plus large de votre budget global. Les flux de dépenses offrent aux gestionnaires la possibilité d'effectuer une analyse des dépenses les plus évitables ou optimisées. Ainsi, opter pour l'envoi de rapports automatisés vous aidera à faciliter le processus et à mieux gérer vos dépenses et vos revenus.