La gestion de la formation implique plus que beaucoup ne le pensent. Il ne s'agit pas seulement de programmer des sessions de formation et de suivre l'assiduité. Les entreprises ont besoin de formation en raison des exigences en matière de licences et des normes de l'industrie. C'est ainsi que les organisations prouvent leur conformité et obtiennent leur accréditation. Si les membres du personnel ne renouvellent pas leurs licences ou si une organisation perd son accréditation, l'organisation elle-même peut souffrir au point de devoir fermer ses portes ou encourir de lourdes pénalités et des pertes de revenus.
Lorsque l'existence même d'une organisation dépend de l'accréditation et de la formation de ses membres aux dernières procédures et meilleures pratiques, la gestion de la formation va au-delà de la planification des sessions et du suivi des présences.
C'est pourquoi les responsables de la formation qui réussissent utilisent un logiciel de gestion de la formation pour suivre tous les événements de formation, la formation des employés et les résultats globaux. Un logiciel de gestion de la formation permet aux responsables et aux cadres de suivre et d'analyser les données, d'accéder au contenu de la formation et de se connecter à une variété de contenus et d'outils tiers.
Dans cet article, nous aborderons les cinq principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de la formation.
Les 4 avantages d'utiliser un logiciel de gestion de la formation
1. Gain de temps et d'argent
L'époque de la visioconférence est révolue. Vous souhaitez transmettre l'information à toute votre équipe? Téléchargez une vidéo d'une session de formation sur une nouvelle politique qui affecte tout le monde dans votre organisation. Envoyez une notification par e-mail indiquant que la nouvelle vidéo est disponible pour que tout le monde puisse la voir et la tester dans un délai de six semaines.
Les résultats des personnes qui regardent la vidéo et passent le test sont enregistrés dans votre logiciel de gestion de formation. Deux semaines après la fin de la formation, vous découvrez qu'un quart des salariés n'ont pas suivi la formation. Par conséquent, le système envoie un rappel automatique indiquant que chacun doit terminer la formation avant la date indiquée. Les rappels sont envoyés une semaine avant la date limite, cinq jours, trois jours, etc.
Une fois la formation terminée, vous pouvez afficher les taux d'achèvement sur votre tableau de bord visuel et voir dans quelle mesure vous êtes proche de répondre aux exigences de formation pour la certification.
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deux. Fournir une formation continue au personnel, quel que soit l'équipement ou le lieu
Un autre problème auquel les grandes entreprises sont confrontées est de s'assurer que la formation qu'elles reçoivent est cohérente, voire identique, dans les informations fournies. Si vous avez déjà donné plusieurs fois une présentation, vous savez qu'il est facile d'oublier quelque chose ou de manquer de temps avant d'avoir terminé tout ce qui était prévu. Si seulement vous aviez tout le monde dans la salle en même temps, vous sauriez que tout le monde reçoit des informations identiques en même temps.
Mais dans notre précédent modèle de présentation multisession, cela n'est pas possible. S'il y a trop de sessions en direct, il est difficile de s'assurer que vous offrez une formation cohérente à votre personnel.
Encore une fois, le contenu et les tests de formation en ligne peuvent faire la différence. Si vous téléchargez une vidéo de formation sur votre logiciel de gestion de la formation, demandez à vos employés de la regarder et de les tester, vous savez que tout le monde parcourt le contenu de la formation au même rythme et le comprend au même niveau. Cela aide également à améliorer vos problèmes de responsabilité, car si des questions se posent sur le type de formation que chacun a reçu et s'il l'a suivie ou non, vous pouvez montrer que tout le monde a eu accès aux mêmes informations complètes sur la formation et que tout le monde l'a suivie.
3. Simplifiez votre conformité
Le maintien de la conformité aux exigences d'accréditation et d'octroi de licences peut être un processus long et ardu. Selon l'organisation et les besoins, il peut s'agir d'une tâche majeure qui n'a lieu que tous les cinq ans et implique qu'une personne travaille à temps plein pour s'assurer que tout se passe bien.
D'autres organisations ont souvent un comité de personnes qui extraient constamment des fichiers, collectent des données et organisent la participation à la formation pour s'assurer que tout le monde a assisté à toutes les sessions appropriées.
Avec le bon logiciel de gestion de la formation, vous devriez être en mesure de faire correspondre toutes vos exigences de formation à vos normes d'accréditation afin de pouvoir comparer côte à côte ce qui a été accompli et ce qui reste à accomplir.
Une fois la formation terminée, votre logiciel de gestion de la formation peut mettre à jour votre logiciel d'accréditation, et vous pouvez suivre la formation continue de votre personnel et vous assurer que vous respectez tous les jalons et délais d'accréditation importants.
Votre logiciel de gestion de la formation peut également vous avertir, vous et vos collègues, lorsque vos certifications et licences sont sur le point d'expirer. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsqu'ils se sont inscrits à la formation requise, puis lorsqu'ils l'ont terminée.
4. Améliorez l'engagement des employés grâce à des sondages et des commentaires réguliers.
Les employés veulent se sentir impliqués et appréciés dans leur travail. Malheureusement, les recherches montrent que seulement 31,5 % des employés se disent engagés, 51 % se sentent « non engagés » et les 17,5 % restants se sentent « activement désengagés ». C'est dommage de savoir que les entreprises avec des employés très engagés sont 21% plus rentables que les entreprises avec un faible engagement des employés.
L'éducation et la formation sont également importantes. Selon une étude, seuls 37% des salariés sont satisfaits des opportunités de formation proposées par leur entreprise actuelle. Et 58 % des travailleurs estiment que leur entreprise n'offre pas suffisamment d'opportunités d'apprentissage. L'un des moyens d'améliorer l'engagement consiste à offrir des possibilités de formation et de perfectionnement professionnel.