Pour répondre aux besoins de ses clients et être plus compétitive, une entreprise est souvent contrainte d'accorder des délais ou des facilités de paiement. Bien que ces initiatives attirent davantage de clients et contribuent à augmenter leur facturation, elles présentent des risques de non-paiement. Les rétrofacturations peuvent être particulièrement difficiles à gérer, mais la vérité est que tout est dans l'organisation et le suivi.
Bénéficiez de l'assistance d'une société spécialisée dans le suivi de facturation
Les suivis, relances et autres lourdes tâches de recouvrement ne font certainement pas partie de votre cœur de métier. Or, ces missions sont indispensables pour vos finances en cas de défaut de paiement. L'idéal serait alors, notamment pour les PME, de s'appuyer sur une société spécialisée dans le suivi de facturation. Comme on peut le voir sur Interencaiss. C'est-à-dire que ce type d'entreprise peut même réaliser toute la gestion de votre facturation jusqu'aux actions de recouvrement.
Ces partenaires peuvent garantir l'envoi de courriers, emails et appels téléphoniques certifiés pour relancer vos débiteurs et faire le nécessaire jusqu'à ce que vous récupériez les sommes dues. Cela ne vous empêche pas d'être maître de la situation, puisque normalement le prestataire doit vous informer de chaque action effectuée sur chaque client en attente de paiement.
Ces sociétés peuvent également se limiter au suivi et au conseil si vous souhaitez réaliser vous-même les actions de recouvrement. Grâce à leur connaissance des matières juridiques, ils peuvent vous aider à rendre vos CGV et contrats plus pertinents pour mieux vous protéger.
Définir les fondamentaux de votre contrat ou conditions générales de vente
Pour un contrôle efficace de la facturation, vous devez au préalable définir les principes de votre contrat ou de vos CGV. Pour ce faire, vous devez déterminer avec précision:
– le montant ou le pourcentage de la somme à verser à titre d'acompte lors de l'achat, – le nombre de versements, le délai imparti, le délai de paiement, – le délai de rétractation (le cas échéant), – les indemnités/pénalités de retard Paiement.
Organisez-vous en interne pour suivre votre facturation
Si votre entreprise dispose d'un service ou d'une équipe en charge du suivi de votre facturation et de votre recouvrement, vous devez renforcer votre organisation interne. Le moyen le plus simple et le moins cher d'effectuer ce suivi consiste à utiliser un fichier de feuille de calcul partagé. Ce dossier doit comporter des informations telles que le nom ou la raison sociale du client, le numéro ou la référence de la facture, la date de facturation, la date d'expiration, le montant et l'acompte versé (le cas échéant), le montant de la majoration, le nombre de rappels effectués ainsi que leurs dates respectives et l'état du paiement.
Idéalement, vous devriez avoir les factures classées par ordre chronologique. Facilitez la lecture de vos fichiers et tableaux en mettant en évidence le nom du client, le montant dû, la date d'échéance et l'état du paiement.
Bref, même si cet article partage les meilleurs conseils pour vous assurer de la facturation, bien que cela soit possible, il vous est recommandé de bien faire sur la santé financière et la solvabilité d'un client avant l'accord sur les facilités. de paiement. C'est une action qu'un prestataire spécialisé peut également effectuer pour votre entreprise.