Destinée aux entreprises, la dématérialisation est une solution qui profite grandement aux professionnels. Il consiste en un transfert de toutes vos données sur un support numérique et implique donc l'utilisation d'un logiciel spécifique. On vous dit tout sur la dématérialisation et ses avantages pour votre entreprise.
Qu'est-ce que la digitalisation et comment ça marche?
La dématérialisation est un processus de remplacement des supports matériels d'information, le plus souvent papier, par des formats numériques. Appliqué aux documents, le processus comporte plusieurs phases, notamment la numérisation, l'indexation, l'archivage, le contrôle de version et la certification. Cependant, la dématérialisation ne se limite pas aux seuls documents, car elle s'inscrit dans une dynamique beaucoup plus large de transformation numérique. Elle conduit à la transformation numérique des activités, des procédures, des échanges, des outils et, dans certains cas, de l'espace de travail lui-même.
De nos jours, quels que soient leur taille ou leurs domaines d'activité, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs documents, ce qui inclut la dématérialisation des contrats, bons de commande ou ordres d'intervention. Ils peuvent également opter pour la dématérialisation des RH, la dématérialisation des mutations ou la dématérialisation comptable qui inclut la dématérialisation fiscale et celle des factures (fournisseurs et clients). Si vous cherchez un logiciel de dématérialisation de factures, n'hésitez pas à découvrir Deltic, un programme qui répond efficacement aux besoins des professionnels.
De plus, selon la loi (13 mars 2000), tous les documents numérisés ont la même valeur légale ou probante que les originaux, mais sous certaines conditions. En effet, ils doivent être conservés dans des conditions optimales garantissant leur intégrité. De plus, la personne dont émane le document doit pouvoir être dûment identifiée.
Comment la numérisation peut-elle améliorer les résultats de votre entreprise ?
Si la dématérialisation devient de plus en plus à la mode dans le monde professionnel, c'est en raison de ses avantages. Conçue pour faciliter l'accès à l'information pour tous les services de l'entreprise (centralisation de l'information), la dématérialisation offre à vos équipes un gain de temps indéniable. En quelques clics, les employés peuvent accéder à toutes les données dont ils ont besoin. Cela permet d'optimiser la production. D'un point de vue économique, les avantages de la dématérialisation sont évidents. La réduction ou l'absence de supports papier, d'impression, de photocopie ou de stockage réduisent considérablement les coûts de traitement.
De plus, l'utilisation de différents logiciels comme les factures est très bénéfique pour les professionnels. En émettant des factures numériques ou en proposant des devis en ligne, vous réduisez les délais de livraison et assurez la satisfaction de vos clients. Aussi, grâce à l'utilisation de logiciels comme le CRM, vous pouvez facilement collecter le maximum d'informations sur vos clients et entretenir de très bonnes relations avec eux.
Quels sont les défis associés à la mise en œuvre d'un système basé sur le cloud ?
La mise en place d'un système de dématérialisation dans les entreprises pose une série de défis aux professionnels. Comme vous le savez, c'est un grand changement, pas toujours facile à adopter. Cela implique de nouvelles responsabilités et des modifications importantes dans les processus habituels. Le premier enjeu pour les entreprises est de favoriser l'engagement de tous les salariés. Pour faciliter ce changement, il est conseillé de se faire accompagner par un professionnel.
Par ailleurs, un autre enjeu de la dématérialisation est de pouvoir trouver un logiciel performant qui ne tombe pas en panne dans le temps et qui, comme l'exige la loi, est capable de garantir l'intégrité de vos documents.