La gestion de flotte est l'un des principaux défis des entreprises modernes. Entre pannes ou véhicules inadaptés, le coût d'une flotte peut grimper très rapidement. Il est donc plus que jamais nécessaire d'optimiser la gestion de flotte pour réduire les coûts fonctionnels qui y sont associés. La façon de procéder?
Rédiger une location de voiture
La gestion du parc automobile d'une entreprise est une tâche relativement complexe. Avant d'aborder les différents modes de gestion, il est nécessaire de rédiger une lettre de voiture ou Car Policy. C'est un document établi entre tous les acteurs de l'entreprise qui réglemente les modalités d'utilisation des véhicules dans la réalisation des activités. Il permet de définir des cadres juridiques et de fixer des responsabilités.
Utiliser un logiciel de gestion automatique
Si vous cherchez des solutions pour améliorer la gestion de votre flotte, gardez à l'esprit qu'il est possible d'opter pour un logiciel de gestion performant. Ce sont des outils de gestion automatique qui permettent de déterminer et d'organiser à l'avance les besoins des véhicules d'une flotte. A ce titre, ils disposent généralement d'un tableau de bord dédié qui fournit toutes les informations liées à l'état des véhicules.
Ces outils permettent un suivi optimal de la flotte et de connaître le coût de sa maintenance. En effet, il présente un rapport clair des distances parcourues, du kilométrage journalier et de la consommation de carburant. Il vous permet également d'organiser des visites techniques pour découvrir d'éventuels problèmes. De cette manière, vous anticipez les pannes et évitez les ralentissements de performances.
De même, ce logiciel favorise une meilleure optimisation du parc automobile. Grâce à une évaluation des besoins et de la fréquence d'utilisation, ils font des recommandations sur les types de véhicules les plus adaptés à l'entreprise.
De plus, ils apportent une aide précieuse dans la gestion administrative de la flotte. A l'heure où de plus en plus d'entreprises sautent les délais de renouvellement des documents administratifs, ces logiciels apparaissent comme des outils parfaits. Ils établissent des rappels périodiques pour informer de l'expiration des contrats.
Réalisez des audits réguliers de vos véhicules
A priori, l'utilisation d'un logiciel dispense de l'embauche d'un gestionnaire de flotte. Cependant, pour les entreprises qui préfèrent ne pas utiliser cette solution, des audits réguliers seront absolument nécessaires.
L'audit permet de connaître précisément l'état des véhicules. C'est un moyen d' anticiper les pannes et de procéder à des remplacements. C'est aussi un moyen de connaître les chiffres d'utilisation des véhicules ainsi que leurs performances quotidiennes. Il est alors possible de faire une meilleure distribution, afin de prolonger sa durée de vie utile.
De même, l'audit permet de connaître le coût total de la flotte. Il ne s'agit pas seulement du montant d'achat des véhicules. Ce coût tient également compte des coûts d'entretien, de nettoyage, d'assurance et de carburant.
Trouvez des fournisseurs de voitures fiables
Outre la réalisation de l'audit, la gestion du parc automobile nécessite de trouver des partenaires de confiance. Les plus importants sont les compagnies d'assurance, les concessionnaires ou les mécaniciens. Ce dernier point est d'autant plus important qu'il est conseillé d'acheter toutes les pièces détachées auprès du même fournisseur. Cela vous permet d'avoir des garanties de qualité et même des réductions sur les offres.
C'est aussi le cas des distributeurs. Il est fortement recommandé que tous les véhicules soient achetés auprès d'un seul concessionnaire. Cela vous permet de profiter de certains avantages reliés à l'entretien, aux réparations, à l'achat de pièces et même aux frais d'achat.
Sensibiliser les conducteurs à l'éco-conduite
La gestion du parking doit aussi avoir une dimension écologique. En soi, il n'est pas vraiment possible d'intégrer ces méthodes dans la gestion des véhicules. Cependant, il est possible d'éduquer les conducteurs à conduire de manière plus responsable. Au-delà de l'aspect environnemental, cela réduit les coûts de maintenance, la consommation de carburant et les risques d'accidents.
Faire appel à un prestataire externe
Alors que la plupart des entreprises choisissent des logiciels ou des gestionnaires, d'autres préfèrent faire appel à des prestataires de services tiers. Ce sont des professionnels qui s'occupent uniquement d'optimiser les performances du parc automobile. Très souvent, ils fonctionnent comme une équipe d'experts en charge de la gestion administrative, technique, humaine et logistique de la flotte.
Cette option convient particulièrement aux entreprises qui souhaitent consacrer leur énergie à d'autres tâches. Il s'adresse également aux entreprises qui ne disposent pas ou ne souhaitent pas engager de manager spécialisé. Évidemment, comme on pourrait s'en douter, faire appel à un fournisseur de services est une option beaucoup plus coûteuse que celles mentionnées ci-dessus.