Un séminaire d'entreprise représente un levier de management essentiel pour l'évolution de l'organisation. Même si la durée de cet événement reste aléatoire, il est indispensable de définir les enjeux et les objectifs stratégiques qui en découlent. Voici quelques conseils qui contribuent au succès des séminaires.
La date et le lieu du séminaire.
Les enjeux d'un séminaire sont multiples et la réussite d'un tel événement dépend du nombre de personnes qui y assistent. Le choix de la date reste donc crucial. Évitez, dans la mesure du possible, les périodes proches des vacances scolaires, ponts et autres événements d'entreprise.
Vient ensuite le choix du lieu, d'où la nécessité d'un repérage préalable : salle de réunion, hôtel, restaurant… Pour cela, vous pouvez faire appel à un organisateur d'événements ou vous renseigner au préalable auprès d'agences événementielles : en effet, il convient de confier la organisation d'un séminaire à un professionnel. Ce dernier orchestre toutes sortes d'événements tels que conventions, lancements de produits, assemblées générales, soirées de gala, team building, voyages incentive… Une équipe d'experts met sa créativité et son savoir-faire au service des meilleurs événements.
Rétro planification des actions pertinentes
La bonne tenue, voire la réussite d'un séminaire, dépend essentiellement de son organisation. Avec l'aide d'un planificateur d'événements, déterminez le calendrier ultérieur des tâches à accomplir. Cette "to do list" comprendra la liste définitive des invités, le lieu choisi, la distribution des invitations. Il faudra aussi gérer les inscriptions, voire relancer les participants. N'oubliez pas de choisir les menus en fonction des goûts des convives.
Quant aux activités en accord avec les valeurs de l'entreprise, elles seront déterminées à l'avance. Prévoyez toutefois des solutions alternatives pour les activités de plein air nécessitant du beau temps. Prévoyez également quelques jours pour les vérifications de dernière minute.
Communication autour de l'événement.
L'organisateur de l'événement que vous avez mandaté se chargera de la communication autour de votre séminaire. Pour que la campagne se déroule dans les meilleures conditions, il est nécessaire de mettre en avant le thème de l'événement, son déroulement et les activités inscrites au programme. Surtout, pensez à expliquer clairement le processus d'inscription, qui se compose de la phase d'inscription proprement dite et de l'étape de confirmation de l'inscription.
La mise en place d'un site internet facilitera la campagne de communication. Cela continue après le séminaire. En fait, il est d'usage de fournir un rapport d'événement à tous les participants.
Anticiper les bénéfices attendus
Inévitablement, un séminaire d'entreprise implique des sujets spécifiques. Il est également prudent de réfléchir aux répercussions de ce type d'événements. Un séminaire permet notamment de fédérer les équipes au travers d'activités de team building. Les employés et les participants se connaissent mieux. Ils apprennent à travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs.
L'organisation d'un séminaire a un impact naturel sur la vie quotidienne de l'entreprise. Un petit sondage permet de mieux comprendre les impacts de cet événement. Bien sûr, assurez-vous que le questionnaire n'est pas trop long. Cinq voire dix questions suffisent amplement pour connaître le ressenti des participants.